Importer le programme et les intervenants

Plutôt que de saisir votre agenda élément par élément, vous pouvez le charger depuis un fichier CSV ou Excel. Deux imports distincts sont disponibles, l’un pour les intervenants, l’autre pour les éléments de programme — tous deux suivent le même assistant en six étapes.

Importez les intervenants en premier

Le fichier du programme référence les intervenants par leur identifiant. Importez donc d’abord vos intervenants : sans cela, les intervenants cités dans le fichier programme ne pourront pas être associés aux conférences.

Où lancer un import

Les deux imports se lancent depuis la section « Programme » de la sidebar de la session :

Ce que vous importez	Page à ouvrir	Bouton
Les intervenants	« Intervenants »	« Importer »
Les éléments de programme	« Programme »	« Importer »

Chaque bouton ouvre la page d’historique correspondante — « Import des intervenants » ou « Import du programme » — d’où vous cliquez sur « Nouvel import ».

L’historique conserve chaque import avec sa date, le fichier, le nombre de lignes, les fiches créées et mises à jour, les erreurs et le statut (En attente, Validé, En cours, Terminé, Terminé (erreurs), Échoué…). Le menu « ⋯ » d’une ligne permet de « Voir » l’import, de « Dupliquer la configuration » pour rejouer le même mapping sur un nouveau fichier, ou de le « Supprimer ».

Note

Les boutons « Importer » n’apparaissent que si votre rôle dispose du droit d’import correspondant. Sans ce droit, seuls les imports déjà terminés sont consultables.

Préparer votre fichier

Les formats acceptés sont CSV, TXT, XLS et XLSX, avec une taille maximale de 50 MB.

Quelques conseils avant de commencer :

• placez les en-têtes de colonnes sur la première ligne : les suggestions automatiques de mapping s’appuient dessus ;
• prévoyez une colonne d’identifiant dans les deux fichiers — votre « ID externe », ou l’identifiant Eveos si vous partez d’un export (voir ci-dessous) ;
• vérifiez le fuseau horaire de la session avant d’importer des horaires (voir Comment vos dates et heures sont interprétées) ;
• pour un fichier CSV, notez quel séparateur il utilise (le point-virgule est proposé par défaut).

Ce que contient le fichier des intervenants

Les informations d’une fiche intervenant : Prénom, Nom, Entreprise, Poste, Description courte, Biographie, Email, Téléphone, Site web, LinkedIn, Twitter / X, URL de la photo, Statut, Tags et ID externe.

Ce que contient le fichier du programme

Les informations d’un élément de programme : Titre, Type, Description courte, Description, Catégorie, Lieu, Point de contrôle, Capacité, Début, Fin, Statut, Tags, ID externe, ainsi que la colonne des identifiants des intervenants.

Voir la liste exacte des champs

La liste complète des champs disponibles, avec leur description et des exemples, s’affiche dans l’étape « Mapping » de l’assistant. Pour la consulter avant d’avoir préparé votre fichier définitif, chargez un petit fichier d’essai — une ligne d’en-têtes suffit — et avancez jusqu’à cette étape : tant que vous ne cliquez pas sur « Lancer l’import », rien n’est enregistré. Vous pouvez ensuite quitter l’assistant et compléter votre fichier en connaissance de cause.

Associer les intervenants aux conférences

C’est le point clé d’un import de programme réussi : la liaison entre un élément de programme et ses intervenants se fait par identifiant.

Quel identifiant utiliser ?

Deux identifiants remplissent ce rôle, au choix.

L’« ID externe » — un identifiant qui vous appartient : celui de votre propre outil (site web, tableur, CRM, logiciel de gestion de conférences). Eveos le conserve sur la fiche sans le modifier, ce qui permet de retrouver la même fiche d’un import à l’autre. Il doit être unique et stable dans le temps : par exemple SPK-001, INT-2026-014 ou l’identifiant issu de votre base.

L’identifiant Eveos — celui que la plateforme attribue elle-même à chaque fiche. Vous le retrouvez dans les exports et dans l’URL d’une fiche. Il est particulièrement pratique pour un aller-retour export → correction → réimport : vous n’avez alors aucun identifiant à inventer, les fiches exportées portent déjà le leur.

Astuce

Si vos intervenants existent déjà dans Eveos et que vous partez d’un export, gardez simplement la colonne d’identifiant Eveos telle quelle. Si vous préparez vos données depuis un outil externe, utilisez plutôt l’« ID externe ». Les exemples ci-dessous utilisent l’« ID externe », mais le principe est identique dans les deux cas.

Étape 1 — importer les intervenants avec un identifiant

Votre fichier d’intervenants contient une colonne d’identifiant, mappée sur le champ correspondant (ici « ID externe ») :

ID externe	Prénom	Nom	Entreprise
SPK-001	Camille	Durand	Eveos
SPK-002	Marc	Lefèvre	Studio Nord
SPK-003	Sofia	Rossi	Université de Lyon

Étape 2 — référencer ces identifiants dans le fichier du programme

Le fichier du programme contient une colonne listant les identifiants des intervenants, mappée sur le champ des identifiants des intervenants :

ID externe	Titre	Début	Fin	Intervenants
CONF-01	Ouverture	04/11/2026 09:00	04/11/2026 09:30	SPK-001
CONF-02	Table ronde IA	04/11/2026 10:00	04/11/2026 11:00	SPK-001;SPK-003
CONF-03	Atelier design	04/11/2026 14:00	04/11/2026 15:30	SPK-002

Si un élément compte plusieurs intervenants, listez leurs identifiants dans la même cellule, séparés par un point-virgule (;).

Attention

Si votre fichier CSV utilise lui aussi le point-virgule comme séparateur de colonnes, pensez à entourer la cellule de guillemets (par exemple "SPK-001;SPK-003") pour qu’elle ne soit pas découpée en deux colonnes. Avec un fichier Excel, la question ne se pose pas.

Ce qu’il faut retenir

• Un identifiant qui correspond à un intervenant existant crée le lien automatiquement.
• Un identifiant inconnu est simplement ignoré : l’élément de programme est créé, mais sans cet intervenant. Les intervenants ne sont jamais créés automatiquement depuis le fichier du programme.
• Si vous mappez cette colonne alors qu’aucun import d’intervenants terminé n’existe pour la session, l’assistant affiche l’avertissement « Aucun import d’intervenants trouvé ». Il n’est pas bloquant, mais c’est le signe qu’il faut probablement importer les intervenants d’abord.
• Les rôles (Intervenant, Co-intervenant, Modérateur, Animateur) ne se définissent pas dans le fichier : ils s’ajustent ensuite dans la fiche de l’élément de programme.

Les six étapes de l’assistant

1. « Upload » — choix du fichier et nom de l’import.
2. « Mapping » — association des colonnes aux champs Eveos.
3. « Dédoublonnage » — détection des fiches déjà existantes.
4. « Options » — réglages appliqués à tout le lot.
5. « Récapitulatif » — validation à blanc puis lancement.
6. « Progression » — suivi en direct et bilan final.

Un bandeau rappelle en permanence la session cible : « Vous importez dans la session : … ». Vous pouvez revenir en arrière sur une étape déjà franchie tant que l’import n’est pas lancé.

Étape « Upload »

1. Glissez votre fichier dans la zone prévue, ou cliquez pour le sélectionner.
2. Saisissez un « Nom de l’import » pour le retrouver dans l’historique. Laissé vide, il reprend le nom du fichier suivi de la date et de l’heure.
3. Pour un fichier CSV, choisissez le séparateur : Virgule (,), Point-virgule (;) (proposé par défaut), Tabulation, Pipe (|) ou Personnalisé.
4. Cliquez sur « Suivant ».

Un aperçu des premières lignes permet de vérifier immédiatement que les colonnes sont correctement découpées.

Étape « Mapping »

Chaque colonne du fichier est associée à un champ Eveos :

• des suggestions automatiques sont appliquées d’après les en-têtes ; vous pouvez les relancer ou corriger chaque colonne à la main ;
• l’option « La première ligne contient les en-têtes » se désactive si votre fichier n’en a pas ;
• une transformation peut être appliquée à une colonne (Trim, MAJUSCULES, minuscules, Capitalize, Title Case) ;
• « Ajouter un champ manuel » permet de renseigner un champ sans colonne source, en mode Valeur (la même valeur pour toutes les lignes) ou Colonne ; l’option « Forcer » applique la valeur même quand la cellule est remplie ;
• pour une colonne de date, un format explicite peut être précisé (par exemple dd/MM/yyyy). Laissé vide, le format est détecté automatiquement.

Un avertissement « Champs requis non mappés » signale les champs obligatoires encore vides.

Étape « Dédoublonnage »

Le dédoublonnage compare chaque ligne du fichier aux fiches déjà présentes dans la session. Par défaut, le critère est l’« ID externe », ce qui rend vos imports rejouables sans créer de doublons. D’autres critères sont disponibles selon les colonnes que vous avez mappées — notamment l’identifiant Eveos, idéal quand votre fichier provient d’un export de la plateforme.

1. Vérifiez les critères de détection des doublons. Ils sont testés dans l’ordre affiché : le premier critère qui trouve une correspondance l’emporte. Certains critères combinent deux champs (par exemple « Prénom + Nom »).
2. Laissez « Ignorer la casse » activé pour que SPK-001 et spk-001 soient considérés comme identiques.
3. Choisissez l’action « En cas de doublon détecté » : « Mettre à jour l’existant » (par défaut), « Ignorer la ligne », « Créer quand même » ou « Marquer comme erreur ».
4. Précisez la stratégie de mise à jour : « Écraser avec valeurs non vides » (par défaut), « Remplacer toutes les valeurs » ou « Conserver les valeurs existantes ».
5. Choisissez l’action « Si aucune correspondance » : « Créer une nouvelle fiche » (par défaut), « Ignorer la ligne » ou « Marquer comme erreur ».

Si vous désactivez le dédoublonnage ou ne définissez aucun critère, une case à cocher vous demande de confirmer explicitement que vous acceptez le risque de doublons.

Astuce

Seuls les critères portant sur des champs effectivement mappés sont proposés : si l’« ID externe » n’apparaît pas dans la liste, retournez à l’étape « Mapping » pour l’associer à une colonne.

Étape « Options »

Pour un import d’éléments de programme :

• « Type par défaut » — type appliqué aux lignes sans type explicite (Conférence, Atelier, Keynote, Table ronde, Networking, Pause, Cérémonie, Divertissement, Autre) ;
• « Statut par défaut » — Brouillon, Publié, Annulé ou Terminé ;
• « Création automatique » — trois interrupteurs pour créer à la volée les catégories de programme, les lieux et les points de contrôle cités dans le fichier mais absents de la session ;
• « Arrêter à la première erreur » ;
• notification par e-mail à la fin de l’import.

Pour un import d’intervenants, seuls le « Statut par défaut » (Brouillon ou Publié) et les deux derniers réglages sont proposés.

Attention

Sans la création automatique, une catégorie ou un lieu inconnu n’est pas créé : l’élément est importé sans cette information. Activez ces interrupteurs si votre fichier fait référence à des salles ou catégories qui n’existent pas encore.

Étape « Récapitulatif »

Cette étape exige une validation à blanc avant tout traitement réel :

1. Cliquez sur « Valider sans importer ». Eveos analyse toutes les lignes sans rien enregistrer.
2. Consultez le résultat : nombre de lignes valides, lignes en erreur (cliquables pour voir le détail d’une ligne) et lignes avec avertissement, regroupées par message.
3. Corrigez si nécessaire votre fichier et recommencez, ou ajustez le mapping.
4. Cochez « Je confirme vouloir importer dans la session … ».
5. Cliquez sur « Lancer l’import ».

Le bouton reste désactivé tant que la validation n’a pas été effectuée, que la session n’a pas été confirmée, ou si l’option « Arrêter à la première erreur » est active alors que des erreurs ont été détectées.

Étape « Progression »

L’avancement s’affiche en direct, ligne par ligne. Chaque ligne reçoit un résultat : Créé, Mis à jour, Déjà à jour, Ignoré, Ignoré — introuvable, Doublon ou Erreur. Un clic sur une ligne montre la correspondance trouvée, les critères utilisés, les données mappées et les données brutes du fichier.

Le bilan final résume les compteurs Créés / Mis à jour / Déjà à jour / Ignorés / Erreurs, avec un raccourci vers « Voir le programme » ou « Voir les intervenants ».

Dates et heures

Les horaires de votre fichier sont interprétés dans le fuseau horaire de la session. Vérifiez-le avant d’importer, puis saisissez simplement l’heure locale de l’événement.

Le détail des formats acceptés, des cas particuliers et la marche à suivre si les horaires paraissent décalés se trouvent dans Comment vos dates et heures sont interprétées.

Rejouer un import

Deux situations fréquentes :

• corriger ou compléter des fiches déjà importées : exportez-les, corrigez le fichier, puis réimportez-le avec le dédoublonnage sur l’identifiant (« ID externe » ou identifiant Eveos issu de l’export) et l’action « Mettre à jour l’existant ». Les fiches sont mises à jour, aucune n’est dupliquée ;
• traiter un nouveau fichier avec les mêmes réglages : dans l’historique, utilisez « Dupliquer la configuration ». Le mapping, le dédoublonnage et les options sont repris ; les colonnes sont réassociées par leur nom.

Bon à savoir

• Importez toujours les intervenants avant le programme.
• Donnez un identifiant stable à chaque intervenant et à chaque élément de programme : « ID externe » si vos données viennent d’un autre outil, identifiant Eveos si vous partez d’un export. C’est ce qui rend vos imports rejouables sans doublon.
• Un intervenant référencé par un identifiant inconnu n’est pas créé : l’élément est importé sans lui.
• La validation à blanc est obligatoire : profitez-en pour vérifier quelques lignes avant de lancer le traitement.
• Les éléments importés en « Brouillon » ne sont pas visibles sur les widgets publics tant qu’ils ne sont pas publiés.

Continuer avec

• Gérer le programme
• Intégrer le widget programme