Importer des participants

L’assistant d’import charge un fichier de contacts et le transforme en participants de la session, en six étapes : « Upload », « Mapping », « Dédoublonnage », « Options », « Récapitulatif » et « Progression ».

Démarrer un import

1. Dans « Participants », ouvrez « Imports ».
2. Cliquez sur « Nouvel import ».
3. Saisissez un « Nom de l’import » pour le retrouver dans l’historique.
4. Cliquez sur « Choose File » et sélectionnez le fichier.
5. Cliquez sur « Suivant ».

Les formats acceptés sont CSV, TXT, XLS et XLSX, avec une taille maximale de 50 MB.

Étape « Mapping »

Cette étape associe chaque colonne du fichier à un champ participant (identité, société, catégorie, champs personnalisés…) :

• des suggestions automatiques proposent un mapping d’après les en-têtes du fichier ; vous pouvez les relancer ou ajuster chaque colonne à la main ;
• chaque colonne peut recevoir une transformation et une valeur par défaut utilisée quand la cellule est vide ;
• l’option d’écrasement force la valeur par défaut pour toutes les lignes, même remplies ;
• des champs manuels peuvent être ajoutés sans colonne source : la valeur saisie s’applique alors à tout le lot (par exemple forcer une catégorie ou une origine commune).

Étape « Dédoublonnage »

Le dédoublonnage compare les lignes importées aux participants existants :

1. Activez le dédoublonnage et choisissez les critères de correspondance (par exemple l’e-mail), avec l’option d’ignorer la casse.
2. Choisissez l’action en cas de doublon : « Ignorer la ligne », « Mettre à jour l’existant », « Créer quand même » ou « Marquer comme erreur ».
3. Si vous mettez à jour l’existant, précisez la stratégie : « Remplacer toutes les valeurs », « Écraser avec valeurs non vides » ou « Conserver les valeurs existantes ».
4. Choisissez l’action « Si aucune correspondance » : « Créer une nouvelle fiche » (comportement par défaut), « Ignorer la ligne » ou « Marquer comme erreur ».

Si aucun critère n’est défini, un avertissement demande une confirmation explicite avant de poursuivre.

Astuce

Pour un import de mise à jour seule (par exemple mettre à jour des champs existants sans jamais créer de nouveau participant), choisissez « Ignorer la ligne » pour « Si aucune correspondance » : les lignes sans correspondance sont ignorées et ne consomment pas le quota de votre forfait. Cette option n’est disponible que si le dédoublonnage est activé avec au moins un critère de correspondance.

Dans ce cas, les champs obligatoires (prénom, nom…) n’ont pas besoin d’être mappés : ils ne sont exigés que pour les lignes qui créent un nouveau participant, jamais pour une mise à jour ou une ligne ignorée.

Étape « Options »

Les dernières options portent sur le lot complet :

• Catégorie par défaut appliquée aux lignes sans catégorie ;
• Marquer comme inscrits pour donner directement le statut « Inscrit » aux participants importés ;
• Arrêter à la première erreur pour interrompre le traitement dès qu’une ligne échoue ;
• Notification par e-mail à la fin de l’import ;
• Origine : texte libre enregistré comme source des contacts créés.

Récapitulatif et progression

Le « Récapitulatif » résume le fichier, le mapping, le dédoublonnage et les options avant de lancer le traitement. La « Progression » suit ensuite l’avancement ligne par ligne.

Une mise à jour qui ne modifie effectivement aucun champ (valeurs déjà à jour) est comptée séparément dans « Déjà à jour », plutôt que dans « Mis à jour ». Les lignes concernées, ainsi que celles ignorées faute de correspondance, portent un avertissement regroupé par message dans le Récapitulatif — pratique pour repérer avant de lancer l’import les lignes qui n’auront aucun effet.

Suivre les imports

La page « Import de participants » conserve l’historique avec le fichier, le nombre de lignes, les contacts créés ou mis à jour, les erreurs et le statut. Les états affichés comprennent « En attente », « Validé (erreurs) » et « Terminé ».

Continuer avec

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