Gérer le check-in et les accès

Le module « Accueil & accès » regroupe tout ce qui concerne l’accueil des participants le jour de l’événement : les modèles de badges, les points de contrôle, le suivi des check-ins et les appareils de scan.

Dans une session, la sidebar « Accueil & accès » donne accès à :

« Modèles de badges » — voir Concevoir un modèle de badge ;
« Points de contrôle » ;
« Check-ins » ;
« Appareils ».

Points de contrôle

Un point de contrôle représente un lieu de passage physique ou logique : entrée principale, salle de conférence, borne d’impression de badge…

Créer un point de contrôle

Ouvrez « Accueil & accès » → « Points de contrôle ».
Cliquez sur « Créer un point de contrôle ».
Renseignez les champs :
- « Nom » et « Description » ;
- « Type » : « Générique » ou « Impression badge » ;
- « Statut » : « Actif » ou « Inactif » ;
- « Mode de contrôle » : comment le passage est validé ;
- « Mode de direction » : « Entrée uniquement », « Sortie uniquement » ou « Les deux » ;
- « Lieu lié » et « Élément du programme lié » (optionnels) : pour rattacher le point de contrôle à une salle ou à une conférence du programme.
Cliquez sur « Créer ».

Règles d’accès

L’onglet « Règles » d’un point de contrôle permet de définir qui peut passer, et quand. Cliquez sur « Ajouter une règle » puis configurez :

« Type de règle » : catégorie de participant, type de billet, statut d’inscription, statut de paiement, valeur d’un champ, présence ou absence d’un tag, fenêtre horaire du programme, capacité, passage unique, délai entre deux passages…
« Statut », « Priorité » et « Message » affiché à l’opérateur.
« Actif à partir de » / « Actif jusqu’à » : période de validité de la règle.

Selon le type choisi, des paramètres supplémentaires apparaissent : valeurs autorisées, catégories de participants, tags, « Capacité » avec option « Autoriser le surbooking » et « Limite de surbooking », « Durée (secondes) » pour les délais, etc.

Suivre les check-ins

La page « Check-ins » liste tous les passages enregistrés, en temps réel.

Filtres : « Point de contrôle », « Participant » (recherche par nom), « Résultat », « Direction », « Du » / « Au ».
Colonnes : « Scanné le », « Direction », « Résultat », « Raison », « Point de contrôle », « Participant », « Source », « Élément du programme ».

Cliquez sur une ligne pour ouvrir le résumé du check-in : détails du passage, identité du participant (avec lien « Voir » vers sa fiche) et métadonnées techniques (appareil, opérateur…).

Créer un check-in manuellement

Ouvrez la fiche du participant concerné.
Dans le bloc « Check-ins », cliquez sur « Créer ».
Renseignez « Point de contrôle », « Direction », « Résultat » et « Scanné le ».
Cliquez sur « Créer ».

Imprimer les badges en masse

Depuis la page « Participants » :

Cochez les participants concernés (ou toute la page).
Cliquez sur « Imprimer X badges ».
Un PDF regroupant tous les badges s’ouvre dans un nouvel onglet, prêt à imprimer.

Si certains participants ne peuvent pas être imprimés (non validés ou sans modèle de badge), une notification « Certains badges ont été ignorés » indique combien ont été écartés — les autres badges sont bien générés.

L’action « Imprimer le badge » reste disponible sur chaque ligne pour une impression unitaire.

Le rôle « Onsite »

Le rôle système « Onsite » est conçu pour les équipes d’accueil le jour J : « Accès opérationnel sur site pour le check-in et l’assistance aux participants le jour de l’événement. »

Un utilisateur Onsite :

ne voit que le module « Participants » dans la session ;
peut rechercher des participants et imprimer des badges (y compris en masse) ;
ne peut ni exporter les participants, ni sauvegarder de requêtes avancées, ni supprimer de données.

Attribuez ce rôle depuis les paramètres de l’organisateur — voir Gérer les rôles et permissions.